善用“加減乘除”寫好會議通知

專欄：工作實務

　　寫好會議通知，要用好“全”的加法，做到要素齊全；用好“精”的減法，做到簡潔明了；用好“快”的乘法，做到高質高效；用好“粗”的除法，做到杜絕差錯。

　　在黨政機關公文中，通知的使用頻率很高，其中會議通知是最常見的。因此，起草好會議通知是辦公室工作人員的必備技能。筆者結合工作實踐，談談如何運用“加減乘除”起草好會議通知。

　　做好“全”的加法

　　會議通知的要素必須齊全，否則就會影響通知內容的傳達和執行。應特別注意以下幾個方面：一是會議緊急程度和密級的標注，要根據實際情況研究確定；二是標題由發文單位名稱、會議名稱與“通知”組成，會議名稱可以根據會議主題和參會人員確定。例如，《××市人民政府辦公室關于召開全市林業工作會議的通知》《××市委辦公室關于召開全市組織部長會議的通知》等；三是會議通知正文的要素須齊全，一般應具備決定召開會議的機關、會議名稱、會議時間、會議地點、會議內容、與會人員、參加人數、入場憑證、報到時間、報到地點、聯系人、聯系電話、所需材料、會議報名以及其他要求等，組織收聽收看類的會議通知還要寫明通信線路、分會場設置等內容。

　　做好“精”的減法

　　會議通知要求表達清晰簡潔、篇幅短小精悍。如，會議通知正文的開頭可以是“市委、市政府定于2019年×月×日上午召開全市××工作會議，會期半天，現將有關事項通知如下”，沒有多余煩冗的陳述，言簡意賅。通知內容不引申、不議論，一般不分層次表述，切忌長篇大論。在起草時要有“精”的意識，去掉不必要的表述，只須用最簡練的語言寫清楚會議要素即可。

　　做好“快”的乘法

　　會議通知時效性要求高，起草者要本著高質高效的原則，出手“又快又好”。如果是針對突發事件事故、重要工作事項召開的會議，更是對“快”提出了很高的要求。一般這樣的會議通知標題可寫為：《××市政府辦公室關于召開××會議的緊急通知》，緊急程度可根據實際情況標明“特急”或“加急”。除了標題“快”，內容也要“快”，這就要求起草者業務素質過硬，接到起草任務能夠快速理清思路，要素不清晰不齊全的及時溝通，落筆時就已心中有數、胸有成竹。

　　做好“粗”的除法

　　“一字入公文，九牛拔不出。”起草會議通知必須有如履薄冰、慎之又慎的態度，最忌粗枝大葉、馬馬虎虎。特別是會議時間、會議地點這兩個最核心的要素，起草前要反復確認。必須注重細節，每個環節都要考慮清楚，有無分會場、是否有發言時限要求、是否需要統一組織報名等，都要言簡意賅地表述清楚。起草完畢后，要反復校對，確保無一處差錯、無一處含糊。

　　（山東濰坊市政府辦公室 李通）