辦公室接待來訪14個注意事項

　　說起辦公室的工作，大家就會想到接電話、下通知、收發(fā)報紙等等瑣碎的事情，但是事情雖小，卻也有著很多規(guī)矩。就比如，來訪人員，該如何接待呢？一起來看下面這14個注意事項，保你學完之后不再犯錯！

　　1.立刻招待來訪的客人

　　大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

　　2.熱情主動問候客人

　　打招呼時，應(yīng)輕輕地點頭并面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

　　3.陌生的客人光臨時

　　務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓？請問您是哪家單位？

　　4.有客人未預約來訪時

　　不要直接回答領(lǐng)導在或不在，而要告訴對方：“我去看看他是否在。” 同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領(lǐng)導見面。

　　5.判斷來客的身份與種類

　　要事先了解領(lǐng)導是愿意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個種類：（1）客戶；（2）工作上的伙伴，搭檔；（3）家屬，親戚；（4）私人朋友；（5）其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

　　6.謝絕會晤時要說明理由，并表示歉意

　　不要在沒取得領(lǐng)導的同意以前就確認你另定的約見時間，最好告訴來客：“我能否給您回電話再確認時間？”

　　7.未經(jīng)領(lǐng)導同意，不要輕易引見來客

　　即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報領(lǐng)導（用電話聯(lián)系或親自前去報告），等候指示。倘若沒有預約，即使是你認為領(lǐng)導肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

　　8.如果領(lǐng)導不在或一時聯(lián)絡(luò)不上

　　應(yīng)該向重要來客說明原因，表示將主動聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見時間。如果對方表示同意，應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時間。

　　9.讓來客等候時要注意

　　熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候為合情合理。請對方在適當?shù)奈恢米拢哟移匠Ｒ獪蕚湫﹫罂s志，最好備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應(yīng)與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，對方不會看到你辦公桌上的文件。

　　10.帶路時走在客人前方，靠邊引導

　　帶路時要邊留意客人的步伐，走在客人前方2-3步遠的位置，邊引導，可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，并向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進先出：“請上電梯。”“請下電梯。”開門關(guān)門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側(cè)的門用左手開，在左側(cè)的用右手開，這樣姿勢會更優(yōu)美。若是向內(nèi)開的門，則應(yīng)你先進，并用手按住門說：“請進”，等客人進來后再松開門。

　　11.初次與領(lǐng)導見面的來客

　　一般應(yīng)該先把來客介紹給領(lǐng)導，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹領(lǐng)導。引見后除非領(lǐng)導要你留下，否則做介紹之后即要退出領(lǐng)導的辦公室。

　　12.領(lǐng)導正在會客時

　　若有事聯(lián)絡(luò)或請示，須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上，進入辦公室后，先向客人道歉：“對不起，打擾了。”

　　13.客人離去時

　　即使你再忙，也別忘了最后的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

　　14.制作來訪登記卡

　　在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應(yīng)事先將約見的有關(guān)資料準備好，制成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等等的卡片。

工作實務(wù)學習專欄