“三個三”上做功課，會場服務見實效

　　會場服務是會務工作的重要內容，會場條件及服務保障水平直接影響會議的質量和效果。做好會場服務，要在會場選擇、現場布置和外圍保障三個環節上下功夫、求實效。

堅持“三個原則”，注重會場選擇的科學性

　　地點要合規合理。《黨政機關厲行節約反對浪費條例》規定“嚴禁黨政機關到風景名勝區開會”，不少地方也要求“應安排在本單位或本系統內部會議場所或財政部門確定的會議定點場所開會”，這些都是確定會議地點必須遵守的基本要求。

　　除此以外，選擇地點還要綜合考慮會議主題、形式、規模等因素，比如臨時召集、會期較短的會議，應當按照就近原則安排會場；會期較長、規模較大且需要安排住宿的，會場要盡可能靠近住地，最好安排在集就餐、住宿、開會于一體的地方，避免參會人員在路上花費較多的時間；專題讀書班、學習研討班等培訓類會議，除滿足上述條件外，還應考慮周邊環境、交通設施等因素，盡可能安排在干擾少的地方。

　　大小要適度適中。容量方面，既要能夠容納全體參會代表、工作人員、媒體記者等，但也不宜過寬過大或過窄過小，過寬會顯松散空蕩，過窄則有擁擠之感。

　　比如，參會人員為100人，那么會場容納人數應該在120～140人之間為宜。疫情防控期間會議需加大座位間隔距離，因此會場容量也應相應擴大。

　　數量方面，不同類型的會議對場地的要求也不盡相同，要充分考慮會議內容、議程安排、客觀需要等多種因素。

　　比如黨代會、人大政協會、黨委全會等，除召開大會之外，一般還安排分組討論，那么在會場選擇時就應根據分組討論的安排來確定相應數量的會場。

　　設施要齊全齊備。設備設施是選擇會場需要考慮的重要因素。會前應到會場進行實地勘查，確保會場具備舉辦會議所需的電源、燈光、音響、投影儀、LED電子顯示屏、桌椅、茶杯、席卡等設施設備，話筒、音響必須提供備用設施以備不時之需。如需設立分會場遠程參會，則還要提前準備好設備，做好會前聯調聯試，確保會議進行時的畫面、聲音均處于正常工作狀態。

　　此外，還要充分考慮停車問題，根據參會人員情況通過發放不同通行權限的車輛通行證、標注不同類型的停車位等方式，實行分類分區引導，保障車輛有序通行和停放。

把握“三個關鍵”，突出現場布置的實效性

　　時間宜早不宜遲。謀劃要早，會議方案起草前就應對現場布置有個初步設想，尤其是大型會議，規模大、環節多、要求高，不少還有“會中會”。現場會、觀摩會要實地考察、現場調研，涉及多部門多區域的，還要制定分工方案，明確任務、壓實責任。

　　準備要足，會議用品的采購、會徽會標的制作、周邊氛圍的營造都需要一定時間，要做足思想準備、人員準備、物資準備，有時甚至寧可備而不用，也不可用而無備。

　　行動要快，不少會議特別是臨時性會議時間緊、任務重，很容易手忙腳亂，這就要求會務工作者平時多做有心人，熟練掌握各種會場布置的形式、程序和要求，接到任務后反應敏捷、行動迅速，做到忙而不亂、忙中有序。

　　形式宜簡不宜繁。突出簡潔明了。會場布置的形式有很多，黨政機關會議要求簡潔、大方，一般采用報告會、座談會兩種形式。傳達會、部署會等采用報告會形式居多，給人以正式、莊嚴之感；匯報會、討論會等采用座談會形式居多，給人以親切、輕松之感。

　　突出恰當得體。會議主題不同，氛圍營造也不一樣。

　　比如黨的代表會議要求大方，慶祝大會要求喜慶，座談會、討論會要求輕松，紀念性會議要求隆重，日常工作會議要求簡潔。

　　突出規范嚴謹。會標設計、會徽懸掛、旗幟擺放、標語制作、座次安排都要符合要求、切合主題。

　　比如主席臺的設置要從會議性質、領導人數、空間大小以及方便出入等方面綜合考慮，不能隨心所欲、千篇一律。

　　檢查宜多不宜少。會場布置完后，檢查必不可少，要做到“五多”：

　　多想一點，重點是對照會議方案多琢磨、多思考，想想是否還有落實不到位的地方；

　　多問一句，會場布置尤其是大型會議涉及事項多、參與人員多，同事之間多問一句，既有利于加強溝通、集思廣益，也便于發現一些問題和隱患；

　　多看一眼，布置會場后盡可能多看一眼，看看會標會徽是否牢固周正、席次席卡是否準確無誤、氛圍營造是否符合規定等；

　　多試一下，黨政機關會場雖然相對固定，但也不可麻痹大意，更不能因為情況熟悉而抱有僥幸心理，要對會場照明、通風、投影、錄像、空調、話筒等設備多次調試，確保萬無一失；

　　多過一遍，一個會議就像一部完整的電影，由很多場景組成，而會場只是其中一個重要片段，現場布置后要在大腦里一幕一幕地多過幾遍，尤其是會議+頒獎、會議+合影、會議+會見、會議+參觀等多環節、多議程的會議，更要周詳考慮、周密部署，必要時還應彩排和演練，確保銜接緊湊、有條不紊。

確保“三個到位”，強化外圍保障的安全性

　　確保防疫安全到位。疫情期間會議場地服務重點要做到“三加”：

　　程序上加環節，即做好會場通風消毒工作；物資上加配備，即配足會議所需的醫用口罩、免洗消毒液、測溫儀等防疫物資；布置上加間距，即盡量選擇空間充足的場地，適當加寬座位前后左右之間的距離，確保防疫安全。

　　確保保密安全到位。涉密會議一般應選擇單位內部符合保密要求的場所召開，也可以在具備良好保密環境、軟件和硬件均符合有關規定的場所進行。

　　會前應請保密部門對住地、會場及其他活動場所的保密環境和提供會議使用的通信、辦公、擴音設備的保密性能進行安全保密檢查。

　　會場內設置屏蔽儀，會場外擺放屏蔽柜，嚴禁與會人員攜帶手機、電腦、錄音筆等電子器材進入會場，加強對涉密紙質文件的管理，以防失泄密事件發生。

　　確保消防安全到位。除做好日常消防安全檢查外，會前應對會場進行全面檢查，如消火栓是否完好、消防門是否正常、消防通道是否暢通，通過吹煙和點火測試煙感器及溫感器是否靈敏、滅火器是否有效等，并對發現的消防安全隱患逐一落實整改。

　　大型會議要準備消防應急車在場外待命，必要時還應開展消防演練，筑牢安全防線。

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